For English see below
Algemene Voorwaarden Wild Trails – Seizoen 2025
2025 wordt beschouwd als het pilotjaar voor Wild Trails. Tijdens dit jaar zullen bepaalde reizen, activiteiten en diensten voor het eerst worden uitgevoerd en beoordeeld. Deelnemers worden uitgenodigd om actief deel te nemen aan dit proces door hun ervaringen en suggesties te delen, wat zal bijdragen aan de optimalisatie van onze reiservaringen. Houd er rekening mee dat, hoewel wij streven naar een hoge kwaliteit en tevredenheid, er tijdens dit pilotjaar aanpassingen en wijzigingen kunnen plaatsvinden die bedoeld zijn om onze dienstverlening te verbeteren.1. Definities
Wild Trails: Wild Trails, de reisorganisatie die, in de uitoefening van haar bedrijf, op eigen naam aan het publiek of aan een groep personen van tevoren georganiseerde, avontuurlijke reizen aanbiedt, gevestigd te Tbilisi, Georgië.
Deelnemer: Degene die de reis heeft geboekt bij Wild Trails, degene ten behoeve van wie een reis is geboekt of degene die in de plaats is gekomen van een eerdere deelnemer.
Aanmelder: Degene die de reis geboekt heeft bij Wild Trails namens meerdere deelnemers.
Reis: Een door Wild Trails aangeboden, van tevoren georganiseerde reis, die ten minste bestaat uit een overnachting of een periode van meer dan 24 uur, alsmede minstens twee van de volgende onderdelen: gids, vervoer, verblijf, en een andere niet met vervoer of verblijf verband houdende dienst die een significant onderdeel van de reis uitmaakt.
Reisovereenkomst: De tussen Wild Trails en de deelnemer overeengekomen verbintenis, waarbij Wild Trails zich tegenover de deelnemer verbindt tot het verschaffen van een door haar aangeboden reis.
Werkdagen: De dagen maandag tot en met vrijdag, uitgezonderd erkende Nederlandse feestdagen.
2. Algemene voorwaarden
Deze algemene voorwaarden gelden voor iedere deelnemer aan de reizen van Wild Trails. Iedere deelnemer dient bij boeking akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden. Afwijking van deze algemene voorwaarden kan uitsluitend geschieden middels schriftelijke bevestiging van Wild Trails.
3. Totstandkoming en nakomen
3.1. De reisovereenkomst komt tot stand door aanvaarding door de deelnemer van het aanbod van Wild Trails. Na totstandkoming van de overeenkomst ontvangt de deelnemer per e-mail een bevestiging van de totstandkoming van de overeenkomst, eventueel in de vorm van een factuur.
3.2. De boeking die door de deelnemer via e-mail, internet of telefonisch wordt gedaan is bindend. De zogenoemde 'afkoelingsperiode', die in de Wet koop op afstand wordt genoemd, is niet van toepassing op pakketreizen.
3.3. De deelnemer verstrekt Wild Trails voor of uiterlijk bij het sluiten van de reisovereenkomst alle gegevens omtrent hemzelf en de door hem aangemelde deelnemers die van belang kunnen zijn voor het sluiten of de uitvoering van de overeenkomst. De deelnemer vermeldt tevens bijzonderheden omtrent de hoedanigheid of de samenstelling van de door hem aangemelde groep deelnemers die van belang kunnen zijn voor de goede uitvoering van de reis door Wild Trails. Indien hij in deze informatieplicht tekortschiet en dit tot gevolg heeft dat deze deelnemer(s) door Wild Trails van (verdere) deelname van de reis overeenkomstig het bepaalde in artikel 18 wordt (worden) uitgesloten, worden de in artikel 18 bedoelde kosten aan hem in rekening gebracht. Na terugkomst van de reis kan de deelnemer het verzoek indienen bij Wild Trails om de identiteitsgegevens van deelnemer uit de administratie te verwijderen.
3.4. Wild Trails gaat ervan uit dat de deelnemer voldoende in staat is om aan de reis/het programma deel te nemen. Deelnemer is hiervoor zelf verantwoordelijk en deelname geschiedt geheel en alleen op verantwoordelijkheid van de deelnemer. Door boeking van de reis bevestigt de deelnemer dat noch deze, noch iemand anders van het reisgezelschap lijdt aan een vooraf bestaande medische toestand of beperking, die de deelnemer(s) voorkomen of beperken in het uitvoeren van de reis. Wild Trails verzoekt de deelnemer minstens 14 dagen voor vertrekdatum melding te maken van eventuele, na de boeking ontstane, fysieke of mentale beperkingen die een invloed kunnen hebben op de geboekte reis.
3.5. Het volledige reisgezelschap dient de meerderjarige leeftijd van achttien jaar te hebben bereikt. Indien er minderjarigen in zijn reisgezelschap meereizen zonder aanwezigheid van hun ouders of legale voogd, dienen deze minderjarige deelnemers in het bezit te zijn van de benodigde documenten, tevens van een verklaring dat Wild Trails niet verantwoordelijk is voor incidenten of gedragingen toe te rekenen aan de minderjarige. Minderjarigen die meereizen in aanwezigheid van hun ouders of legale voogd, reizen mee onder de volledige verantwoordelijkheid van hun ouders of legale voogd.
3.6. Degene die namens of ten behoeve van een ander een reisovereenkomst aangaat (de aanmelder), is hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen die uit de overeenkomst voortvloeien.
3.7. Alle verkeer (ook het betalingsverkeer) tussen de deelnemer(s) enerzijds en de reisorganisatie anderzijds verloopt uitsluitend via de aanmelder. De (andere) deelnemer(s) is (zijn) voor zijn (hun) eigen deel aansprakelijk.
3.8. Indien de overeengekomen reis is opgenomen in een publicatie van Wild Trails maken de hierin opgenomen gegevens mede deel uit van de overeenkomst.
3.9. Kennelijke fouten en kennelijke vergissingen binden Wild Trails niet. Dergelijke fouten en vergissingen zijn fouten en vergissingen die – vanuit het perspectief van de gemiddelde deelnemer – op het eerste gezicht als zodanig kenbaar zijn of zouden moeten zijn.
3.10. Indien, bij reizen waarbij vervoer is inbegrepen, de reis- en verblijfsduur in de publicatie is vermeld in dagen, worden de dagen van vertrek en aankomst, ongeacht de vertrek- en aankomsttijd, als gehele dagen meegeteld. Dit kan er in sommige gevallen toe leiden dat het feitelijk verblijf op de bestemming minder dagen telt dan in de publicatie vermeld.
3.11. Wild Trails draagt geen verantwoordelijkheid voor algemene informatie in foto's, folders, advertenties, websites en andere informatiedragers, voor zover onder verantwoordelijkheid van derden opgesteld of uitgegeven.
3.12. Wild Trails behoudt zich het recht voor om een reis te annuleren indien niet het minimum aantal deelnemers is bereikt dat noodzakelijk is voor de economische haalbaarheid van de reis. Dit aantal wordt voor elke specifieke reis vastgesteld en gecommuniceerd bij de reisbeschrijvingen op onze website. Indien een reis wordt geannuleerd vanwege het niet bereiken van het minimum aantal deelnemers, zal Wild Trails de deelnemer hierover uiterlijk 21 dagen voor de geplande vertrekdatum informeren. De deelnemer heeft dan de keuze om de reis om te boeken naar een andere datum of reis, of om de volledige reissom terug te ontvangen.
4. Correspondentie
Alle correspondentie tussen Wild Trails en de deelnemer, zoals boekingsbevestiging, reisbescheiden, etc. geschiedt per e-mail op het door de deelnemer bij boeking opgegeven e-mailadres. De deelnemer is volledig verantwoordelijk voor het zorgdragen voor ontvangst van e-mail door het juist instellen van eventuele spamfilters. De deelnemer kan zich nimmer beroepen op niet ontvangen e-mail wanneer Wild Trails kan aantonen dat deze wel is verstuurd.
5. Activiteiten
5.1. Wanneer Wild Trails een in de prijs opgenomen activiteit of ander element uit het reisprogramma niet kan leveren, zal hiervoor een vergelijkbaar alternatief worden aangeboden. Uitzondering hierop vormen activiteiten die geannuleerd moeten worden wegens een veranderde veiligheidssituatie, slechte weersomstandigheden of bij calamiteiten zoals aardbevingen, overstromingen, terroristische acties, etc.
5.2. De deelnemer is er geheel zelf verantwoordelijk voor steeds tijdig op de vooraf aangegeven tijden aanwezig te zijn voor deelname aan een activiteit. Het eventueel mislopen van of niet kunnen deelnemen aan een activiteit door te laat aanwezig zijn van de deelnemer is nimmer reden tot restitutie.
5.3. Niet door Wild Trails georganiseerde activiteiten vallen onder geen enkele verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van Wild Trails.
· 5.4. Risicowaarschuwing: Deelnemers moeten zich bewust zijn van en akkoord gaan met de inherente risico's verbonden aan de avontuurlijke activiteiten die deel uitmaken van onze reizen, waaronder maar niet beperkt tot wandelen, kamperen, en off-road rijden. Deze activiteiten kunnen blootstelling inhouden aan potentieel gevaarlijke situaties die ernstig letsel kunnen veroorzaken. Wild Trails zal alle nodige informatie en training verstrekken om deze risico's te minimaliseren, maar een inherent risico blijft bestaan.
6. Prijs en reissom
6.1. Alle genoemde bedragen in publicaties gelden per persoon en zijn inclusief BTW, tenzij nadrukkelijk anders staat aangegeven. Wat in de prijs is inbegrepen, staat uitdrukkelijk per reis vermeld.
6.2. De gepubliceerde prijs is gebaseerd op de prijzen, wisselkoersen, heffingen en belastingen, zoals deze bij Wild Trails bekend waren ten tijde van de publicatie.
6.3. In geval van verhoging van verschuldigde belasting of heffingen en/of extreme verhoging van vervoerskosten kan Wild Trails na boeking de reissom verhogen tot uiterlijk 20 dagen voor vertrek.
6.4. De deelnemer heeft het recht een verhoging van de reissom als omschreven hierboven af te wijzen. De deelnemer dient daarvoor binnen 3 werkdagen na de oplegging van de verhoging dit kenbaar te maken aan Wild Trails. Wild Trails heeft in dat geval het recht de reis te annuleren voor de betreffende deelnemer. Alle reeds gedane betalingen worden daarbij terstond gerestitueerd.
6.5. Wanneer de deelnemer niet binnen 3 werkdagen reageert op de verhoging zal deze als voor akkoord worden beschouwd.
6.6.
Voor elke reis zal specifiek worden aangegeven wat de reissom wel en niet omvat. Dit omvat, maarisniet beperkt tot, vervoer, accommodatie, maaltijden, gidsdiensten, en entreegelden voor parkenofattracties. Extra's zoals persoonlijke uitgaven, fooien, en optionele activiteiten zijn over het algemeen niet inbegrepen, tenzij anders vermeld.
7. Onderkomen
7.1. De deelnemer verblijft in de accommodatie(s) of op de kampeerplek(ken) zoals beschreven in de reisomschrijving. De reisomschrijving is te vinden op de website van Wild Trails.
7.2. De deelnemer is verplicht zich tijdens zijn verblijf te houden aan alle regels die gelden in de accommodatie en/of kampeerplek. Deze regels worden bij de accommodatie en/of kampeerplek medegedeeld door Wild Trails.
7.3. Door onvoorziene omstandigheden is het mogelijk dat de aangeboden accommodatie niet beschikbaar is. Er zal dan worden uitgeweken naar een vergelijkbare accommodatie. Alle extra kosten die hieruit voortvloeien zijn voor rekening van Wild Trails.
· 7.4. De accommodaties variëren van hotels, guesthouses tot campings en hutten, afhankelijk van de reisroute. Sommige locaties kunnen basale voorzieningen bieden die verschillen van wat in stedelijke gebieden wordt verwacht. Wild Trails zorgt ervoor dat alle verblijfplaatsen voldoen aan lokale veiligheidsnormen.8. Betaling
8.1. De aanbetaling voor de reis bedraagt €500 per persoon. Dit bedrag dient direct na ontvangst van de boekingsbevestiging, doch uiterlijk binnen 5 werkdagen, door Wild Trails te zijn ontvangen. De aanbetaling is bedoeld om je plek te bevestigen.
8.2. De prijs per persoon varieert afhankelijk van de groepsgrootte, afhankelijk van de trail. Het restantbedrag van de reissom wordt bepaald op basis van de uiteindelijke groepsgrootte en dient uiterlijk 6 weken voor aanvang van de reis in het bezit van Wild Trails te zijn.
8.3. Bij aanmelding binnen 6 weken voor aanvang van de reis dient de volledige reissom direct in één keer te worden voldaan, binnen 48 uur na boeking.
8.4. Groepskortingen zijn mogelijk bij grotere groepen. Neem contact op voor een offerte op maat.
8.5. De deelnemer is volledig verantwoordelijk voor het tijdig overmaken van de reissom aan Wild Trails. Bij niet tijdige ontvangst van de aanbetaling en/of restantbetaling is de deelnemer in verzuim. Wild Trails zal een betalingsherinnering sturen. Indien betaling uitblijft binnen 48 uur na de herinnering, wordt de reisovereenkomst geannuleerd. In dat geval brengt Wild Trails annuleringskosten in rekening conform de annuleringsvoorwaarden.
9. Ter Plaatse geboekte extra’s
Alle niet in de prijs opgenomen ter plaatse geboekte extra’s, zoals extra voedsel, alsmede andere persoonlijke uitgaven die in de accommodatie worden gedaan door de deelnemer, dienen ter plaatse te worden afgerekend. Betaling achteraf is niet mogelijk.
10. Reisdocumenten
10.1. Iedere deelnemer dient in het bezit te zijn van een geldig paspoort. Uw paspoort dient bij terugkomst in België, Nederland, of een ander land van herkomst nog 3 of in sommige gevallen 6 maanden geldig te zijn.
10.2. Iedere deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de in het land van bestemming geldende voorschriften, zoals visum, inentingsbewijzen of rijbewijs. De in het land van bestemming geldende voorschriften worden door Wild Trails medegedeeld bij bevestiging van de boeking. Wanneer niet aan deze verplichting wordt voldaan, zijn de eventuele gevolgen daarvan volledig voor rekening van de deelnemer.
10.3. De deelnemer is geheel zelf verantwoordelijk voor het beschikken over de juiste reisdocumenten.
11. Verzekering
11.1. Elke deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een reis – en/of annuleringsverzekering.
11.2. De deelnemer is volledig verantwoordelijk voor het controleren van de dekking van zijn verzekeringen.
11.3. Alle kosten die voortvloeien uit het ontbreken van een reis- en annuleringsverzekering komen volledig voor rekening van de deelnemer.
· 11.4. Wij raden ten sterkste aan om een specifieke avontuurlijke activiteitenverzekering af te sluiten die dekking biedt voor medische evacuatie en hoge medische kosten in afgelegen gebieden. 12. Reisbescheiden
Uiterlijk 15 dagen voor vertrek ontvangt de deelnemer alle benodigde reisinformatie. Wanneer voor meerdere personen is geboekt, worden de reisinformatie naar de aanmelder gestuurd. Wanneer wordt geboekt binnen 15 dagen voor vertrek, dan ontvangt de deelnemer en/of aanmelder alle reisinformatie per e-mail zodra de betaling van de volledige reissom is ontvangen door Wild Trails. Wanneer de betaling dusdanig laat door Wild Trails wordt ontvangen waardoor tijdig versturen van de reisbescheiden niet meer mogelijk is, zijn alle hieruit voortvloeiende gevolgen voor rekening van de deelnemer.
13. Annulering en omboeking door deelnemer
13.1. Het annuleren van een reis kan uitsluitend per e-mail geschieden, waarbij datum e-mail geldt als annuleringsdatum. Andere vormen van annulering worden niet geaccepteerd. Wild Trails bevestigt de annulering van de deelnemer binnen 48 uur, anders kan de deelnemer ervan uitgaan dat de annulering niet door Wild Trails is ontvangen.
13.2. De deelnemer is geheel verantwoordelijk voor het juist ontvangen van de annulering door Wild Trails. Wanneer Wild Trails de annulering per e-mail niet heeft ontvangen, kan Wild Trails niets verweten worden.
13.3. Na het maken van de boeking is kosteloos annuleren niet meer mogelijk. De annuleringskosten zijn afhankelijk van het tijdstip van annulering. Deze annuleringskosten bedragen: Bij annulering tot 12 weken voor aanvang van de reis: 25% van de reissom of de geldende minimum aanbetaling; Bij annulering tot 8 weken voor aanvang van de reis: 50% van de reissom; Bij annulering tot 4 weken voor aanvang van de reis: 75% van de reissom; Vanaf 28 dagen tot de dag van vertrek: 100% van de reissom.
13.4. Omboeken naar een andere reis is uitsluitend mogelijk in overleg met Wild Trails. De extra kosten van wijzigen worden hierbij doorberekend, alsmede een eventueel verschil in de prijs, ingeval deze hoger is dan de oorspronkelijke boeking.
· 13.5. In geval van annulering wegens ziekte of persoonlijke noodsituaties, kan de deelnemer verzoeken om de boeking over te dragen aan een andere persoon, zoals beschreven in artikel 15 (Indeplaatsstelling), of een gedeeltelijke terugbetaling ontvangen, afhankelijk van de mogelijkheid om de vrijgekomen plaats opnieuw te vullen.14. Overmacht
14.1. Wild Trails is in het geval van overmacht niet gehouden tot de vergoeding van de daaruit voortvloeiende kosten.
14.2. Onder overmacht wordt verstaan: onvoorzienbare omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van degene die zich erop beroept en waarvan de gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet konden worden vermeden. Dit omvat in ieder geval: vertragingen door stakingen, opstoppingen, weersinvloeden en technische mankementen; (dreiging van) terrorisme en aanslagen; abnormale en/of gevaarlijke (weers)omstandigheden waardoor de veiligheid tijdens de reis niet kan worden gewaarborgd.
14.3. In geval van overmacht zal Wild Trails zich inspannen om tot een voor beide partijen wenselijke oplossing te komen.
15. Indeplaatsstelling
15.1. Tijdig voor de aanvang van de reis kan de deelnemer zich laten vervangen door een ander. Daarvoor gelden de volgende voorwaarden: 1) de ander voldoet aan alle aan de overeenkomst verbonden voorwaarden; 2) het verzoek wordt uiterlijk 7 werkdagen voor vertrek ingediend, dan wel zo tijdig dat de benodigde handelingen en formaliteiten nog kunnen worden verricht; en 3) de voorwaarden van de bij de uitvoering betrokken dienstverleners verzetten zich niet tegen deze indeplaatsstelling.
15.2. De aanmelder, de deelnemer en degene die hem vervangt, zijn hoofdelijk aansprakelijk tegenover Wild Trails voor de betaling van het nog verschuldigde gedeelte van de reissom en eventueel extra kosten veroorzaakt door de vervanging.
16. Wijziging door Wild Trails
16.1. Wild Trails behoudt zich het recht voor op een wezenlijk punt de reisovereenkomst te wijzigen als daartoe gewichtige omstandigheden bestaan. Deze omstandigheden zullen de deelnemer worden meegedeeld.
16.2. Indien door die wijziging de deelnemer de reis wil annuleren kan dat kosteloos geschieden. De deelnemer dient hiervoor binnen 3 werkdagen na ontvangst van de wijziging de annulering door te geven aan Wild Trails.
16.3. Wanneer de deelnemer niet binnen 3 werkdagen reageert, beschouwt Wild Trails de wijziging als voor akkoord.
16.4. Wild Trails behoudt zich het recht voor ook verder onbeduidend de reisovereenkomst te wijzigen. Deze omstandigheden zullen de deelnemer worden meegedeeld.
16.5. Oorzaken als omschreven in artikel 5 vallen buiten deze wijziging.
· 16.6. Wild Trails behoudt zich het recht voor om reisroutes aan te passen als reactie op onvoorziene omstandigheden of kansen die de reiservaring kunnen verrijken. Dergelijke aanpassingen worden gemaakt met de belangen van de deelnemers in gedachten en zullen niet leiden tot een vermindering van de kwaliteit of waarde van de reis.17. Aansprakelijkheid van Wild Trails
17.1. Wild Trails is aansprakelijk tegenover de deelnemer voor de goede uitvoering van de uit de reisovereenkomst voortvloeiende verplichtingen, ongeacht of deze verplichtingen door Wild Trails zelf of door andere door Wild Trails ingeschakelde dienstverleners worden uitgevoerd. Een en ander echter wel met inachtneming van wat in deze algemene voorwaarden is vermeld.
17.2. Wild Trails is niet verplicht eventuele schade te vergoeden ingeval de tekortkoming in de nakoming niet aan haar is toe te rekenen noch aan de persoon van wiens hulp tijdens de uitvoering gebruik werd gemaakt, omdat:
a. de tekortkoming in de uitvoering is toe te rekenen aan de deelnemer
b. de tekortkoming in de uitvoering niet kon worden voorzien of niet kon worden opgeheven omdat de tekortkoming toe te rekenen is aan een derde die niet bij de levering van de in de reis begrepen dienst is betrokken
c. de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst te wijten is aan een gebeurtenis die Wild Trails of degene van wiens hulp zij bij de uitvoering van de overeenkomst gebruik maakt, met in achtneming van alle mogelijke zorgvuldigheid niet kon voorzien of verhelpen
d. de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst te wijten is aan overmacht als bedoeld in navolgende zin: Onder overmacht worden verstaan abnormale en onvoorzienbare omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van degene die zich erop beroept en waarvan de gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet konden worden vermeden, waaronder begrepen aardbevingen, overstromingen, terroristische acties, etc.
17.3. De schade die Wild Trails verschuldigd is bedraagt nooit meer dan éénmaal de door de deelnemer betaalde reissom.
17.4. Wild Trails is niet aansprakelijk voor enige directe en/of indirecte schade tijdens en/of na deelname aan één van de reizen, door welke oorzaak dan ook ontstaan aan eigendom van de deelnemer en/of de deelnemer zelf; tenzij deze schade te wijten is aan onrechtmatig handelen van Wild Trails.
18. Aansprakelijkheid van de deelnemer
18.1. De deelnemer dient te beschikken over een goede conditie om deel te kunnen nemen aan de reis.
18.2. De deelnemer onderneemt de reis op eigen risico. De reiziger is verplicht te allen tijde de tijdens de reis gegeven veiligheidsinstructies op te volgen.
18.3. Wild Trails is niet aansprakelijk voor de eventuele gevolgen (bijvoorbeeld ten aanzien van de gezondheid of materiële schade van de deelnemer) indien de in lid 2 bedoelde veiligheidsinstructies niet in acht worden genomen of de gedragingen het gevolg zijn van opzet, nalatigheid of ander onzorgvuldig gedrag van de deelnemer.
18.4. De deelnemer is verplicht tot naleving van alle aanwijzingen van Wild Trails ter bevordering van een goede uitvoering van de reis en is derhalve aansprakelijk voor schade veroorzaakt door ongeoorloofde gedragingen, dit ter beoordeling naar de maatstaf van het gedrag van een correcte reiziger.
18.5. De deelnemer is verplicht zich tijdens de reis te allen tijde te houden aan de ter plaatse geldende huisregels van de accommodatie en locaties waar de deelnemer verblijft.
18.6. Een deelnemer die zodanig hinder of last oplevert of kan opleveren, dat een goede uitvoering van een reis daardoor in sterke mate bemoeilijkt wordt, kan door Wild Trails van (verdere voortgang van) de reis worden uitgesloten. Alle eventuele daaruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de deelnemer. Terugbetaling van de reissom of een gedeelte daarvan is daarbij niet mogelijk.
18.7. De deelnemer is verplicht er zelf zorg voor te dragen dat aan alle betalingsverplichtingen ter plaatse voldaan kan worden, zoals ter plaatse geboekte extra’s, persoonlijke uitgaven, etc.
· 18.8. Deelnemers zijn verplicht om alle gezondheids- en veiligheidsinstructies op te volgen die door Wild Trails of haar vertegenwoordigers worden gegeven tijdens de reis. Dit omvat het naleven van lokale gezondheidsadviezen en -voorschriften, evenals specifieke aanbevelingen die zijn ontworpen om de persoonlijke veiligheid van deelnemers te waarborgen.· 18.8. Alle deelnemers zijn verplicht om zich respectvol en hoffelijk te gedragen tegenover andere groepsleden, lokale bevolking, en de natuur. Wild Trails verwacht dat deelnemers actief bijdragen aan een positieve groepsdynamiek. Gedrag dat door Wild Trails wordt beschouwd als storend of ongepast, kan leiden tot uitsluiting van verdere deelname aan de reis zonder recht op restitutie.19. Klachten
Ondanks alle pogingen van Wild Trails om het de deelnemer zo goed mogelijk naar de zin te maken, is het mogelijk dat iemand een gerechtvaardigde klacht meent te hebben. Deze klacht dient in eerste instantie op het moment waarop de klacht ontstaat bij Wild Trails of haar vertegenwoordiger ter plaatse te worden gemeld. Wij zullen altijd proberen ter plaatse de klacht op te lossen. Als de klacht niet bevredigend wordt behandeld, moet deze uiterlijk binnen 1 maand na afloop van de reis schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend bij: Wild Trails, per e-mail op info@wild-trails.org. Klachten die niet eerst ter plaatse zijn voorgelegd aan de reisleiding/vertegenwoordiger van Wild Trails of gedurende de reis zijn gemeld worden niet in behandeling genomen.
20. Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin deze algemene voorwaarden niet voorzien, beslist de directie van Wild Trails, rekening houdend met ter plaatse geldend recht en gebruiken en redelijkheid en billijkheid hanterend.
21. Duurzaam reizen
Wild Trails is toegewijd aan duurzaam en verantwoordelijk reizen. We streven ernaar de ecologische voetafdruk van onze activiteiten te minimaliseren en werken samen met lokale gemeenschappen en partners om milieubewustzijn en -bescherming te bevorderen. Deelnemers worden aangemoedigd om deze principes te ondersteunen door respectvol om te gaan met natuurlijke hulpbronnen en culturele erfgoederen.22. Noodprocedures
In geval van een ernstig incident of noodtoestand, heeft Wild Trails een noodplan dat onmiddellijk in werking treedt. Dit plan omvat communicatieprotocollen met lokale autoriteiten, evacuatieroutes en eerstehulpverlening. Deelnemers zullen bij aanvang van de reis instructies ontvangen over hoe te handelen in een noodsituatie.23. Gebruik van beeldmateriaal
Tijdens onze reizen kunnen foto's en video's worden gemaakt door reisleiders of andere deelnemers die mogelijk gebruikt worden voor marketingdoeleinden. Deelnemers geven Wild Trails toestemming om deze beelden te gebruiken, tenzij vooraf anders is aangegeven. Deelnemers die geen toestemming geven, dienen dit duidelijk te maken bij aanvang van de reis.24. Toepasselijk recht
Op de algemene voorwaarden en op de reisovereenkomst en de gevolgen ervan is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die uit de reisovereenkomst voortvloeien of ermee samenhangen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechtbank.
General terms & conditions Wild Trails – Season 2025
Given the length and importance of your general terms and conditions, I recommend segmenting the translation into sections. Here’s the start:
General Terms and Conditions Wild Trails – 2025 Season
2025 is considered the pilot year for Wild Trails. During this year, certain trips, activities, and services will be conducted and evaluated for the first time. Participants are invited to actively engage in this process by sharing their experiences and suggestions, contributing to the optimization of our travel experiences. Please note that, while we aim for high quality and satisfaction, adjustments and changes may occur during this pilot year to improve our services.
1. Definitions
Wild Trails: Wild Trails, the travel organization that, in the course of its business, offers pre-organized, adventurous trips to the public or groups under its own name, based in Tbilisi, Georgia.
Participant: The individual who has booked a trip with Wild Trails, the person on whose behalf a trip has been booked, or the individual who has replaced a previous participant.
Registrant: The individual who has booked the trip with Wild Trails on behalf of multiple participants.
Trip: A pre-organized trip offered by Wild Trails that includes at least an overnight stay or a period of more than 24 hours, as well as at least two of the following components: guide, transportation, accommodation, and another service unrelated to transportation or accommodation that constitutes a significant part of the trip.
Travel Agreement: The commitment between Wild Trails and the participant, where Wild Trails agrees to provide a trip it offers.
Business Days: Monday to Friday, excluding recognized Dutch public holidays.
2. General Conditions
These general terms and conditions apply to every participant in Wild Trails trips. Each participant must agree to these terms and conditions when booking. Deviations from these terms and conditions are only valid if confirmed in writing by Wild Trails.
3. Formation and Compliance
3.1. The travel agreement is formed when the participant accepts the offer from Wild Trails. After the agreement is formed, the participant will receive confirmation via email, potentially in the form of an invoice.
3.2. Bookings made by the participant via email, online, or telephone are binding. The so-called "cooling-off period" mentioned in the Dutch Distance Selling Act does not apply to package travel agreements.
3.3. The participant must provide Wild Trails with all information about themselves and the participants they register that may be relevant to the agreement or its execution, no later than the time of entering into the travel agreement. This includes details about any health conditions or group composition that may affect the trip. If the participant fails to fulfill this obligation, Wild Trails reserves the right to exclude them from the trip as outlined in Section 18, and any costs incurred will be charged to the participant.
3.4. Wild Trails assumes that the participant is sufficiently capable of taking part in the trip/program. Participation is entirely the participant's responsibility. By booking the trip, the participant confirms that neither they nor anyone in their group has any pre-existing medical conditions or limitations that would prevent or hinder participation. Wild Trails should be informed at least 14 days before departure of any new physical or mental conditions arising after the booking.
3.5. All travelers in the group must be at least 18 years old. If minors are traveling without parents or legal guardians, they must have the required documents, including a declaration that Wild Trails is not liable for incidents or behaviors attributable to the minor. Minors traveling with parents or legal guardians remain the full responsibility of their parents or guardians.
3.6. The person booking on behalf of others (the registrant) is jointly and severally liable for all obligations arising from the agreement.
3.7. All correspondence (including payments) between participants and Wild Trails will be conducted exclusively through the registrant. Other participants are individually responsible for their share.
3.8. If the agreed trip is included in a Wild Trails publication, the details in that publication form part of the agreement.
3.9. Obvious errors and mistakes do not bind Wild Trails. These include errors that, from the perspective of a reasonable participant, are immediately recognizable as such.
3.10. If transportation is included, the trip and accommodation duration are counted in full days, including the departure and return days, regardless of the time of departure or arrival.
3.11. Wild Trails is not responsible for general information in photos, brochures, advertisements, websites, or other materials provided by third parties.
3.12. Wild Trails reserves the right to cancel a trip if the minimum number of participants required for the trip's economic feasibility is not met. This minimum is specified in each trip description on our website. If a trip is canceled for this reason, Wild Trails will notify participants at least 21 days before the departure date. Participants can choose to transfer to another trip or date or receive a full refund of the trip cost.
4. Correspondence
All correspondence between Wild Trails and the participant, such as booking confirmations and travel documents, is conducted via email to the address provided during booking. The participant is fully responsible for ensuring that emails are received by correctly setting up spam filters. Wild Trails cannot be held responsible for non-receipt of emails if it can demonstrate that the email was sent.
5. Activities
5.1. If Wild Trails cannot provide an activity or element included in the trip price, a comparable alternative will be offered. Exceptions include activities canceled due to safety concerns, adverse weather, or emergencies such as earthquakes, floods, or terrorist actions.
5.2. Participants are responsible for arriving on time at the designated locations for activities. Missing or being late for an activity is not grounds for a refund.
5.3. Activities not organized by Wild Trails are entirely outside the responsibility and liability of Wild Trails.
5.4. Risk Warning: Participants must acknowledge and accept the inherent risks associated with the adventurous activities included in our trips, such as hiking, camping, and off-road driving. These activities may involve exposure to potentially hazardous situations that could result in serious injury. Wild Trails will provide all necessary information and training to minimize these risks, but some level of risk remains.
6. Price and Trip Costs
6.1. All prices in publications are per person and include VAT unless stated otherwise. Details of what is included are explicitly listed for each trip.
6.2. Published prices are based on rates, exchange rates, taxes, and fees known to Wild Trails at the time of publication.
6.3. If taxes or fees increase significantly or transportation costs rise dramatically, Wild Trails may increase the trip cost up to 20 days before departure.
6.4. Participants have the right to reject the price increase by notifying Wild Trails within three working days of the price adjustment. Wild Trails may then cancel the trip for the participant and refund all payments made.
6.5. If no response is received within three working days, the participant is considered to have accepted the price increase.
6.6. Each trip description specifies what is and is not included in the price, such as transportation, accommodation, meals, guide services, and entry fees. Extras such as personal expenses, tips, and optional activities are generally not included unless explicitly stated.
7. Accommodation
7.1. Participants will stay in accommodations or campsites as described in the trip details on the Wild Trails website.
7.2. Participants are required to follow all rules and regulations applicable at the accommodations or campsites. These will be communicated by Wild Trails.
7.3. If unforeseen circumstances make the reserved accommodation unavailable, an equivalent alternative will be arranged at no additional cost to the participant.
7.4. Accommodations vary depending on the trip and may include hotels, guesthouses, campsites, and mountain huts. Some locations may offer basic amenities that differ from urban standards. Wild Trails ensures that all accommodations meet local safety standards.
8. Payment
8.1. The deposit for the trip is €500 per person, payable immediately upon receiving the booking confirmation or within five working days at the latest. The deposit secures your spot on the trip.
8.2. The remaining balance is determined based on the final group size and must be paid no later than six weeks before the trip’s start.
8.3. For bookings made less than six weeks before the trip’s start, the full trip cost must be paid within 48 hours of booking.
8.4. Group discounts may be available for larger groups. Contact Wild Trails for a custom quote.
8.5. Participants are fully responsible for ensuring that payments are made to Wild Trails on time. If the deposit or balance is not received by the deadline, Wild Trails will issue a payment reminder. If payment is not made within 48 hours of the reminder, the travel agreement will be canceled, and cancellation fees will apply according to the cancellation terms.
9. On-Site Extras
All extras booked on-site, such as additional food or personal expenses at accommodations, must be paid for locally. Payment afterward is not possible.
10. Travel Documents
10.1. Each participant must have a valid passport. The passport must be valid for at least 3 or, in some cases, 6 months after returning to the home country (e.g., Belgium or the Netherlands).
10.2. Participants are responsible for complying with destination-specific requirements, such as visas, vaccination certificates, or driving licenses. Wild Trails will provide this information upon booking confirmation. Failure to meet these requirements is entirely the participant’s responsibility.
10.3. Participants are fully responsible for ensuring they have the correct travel documents.
11. Insurance
11.1. Each participant is responsible for obtaining travel and/or cancellation insurance.
11.2. Participants are fully responsible for verifying the coverage of their insurance policies.
11.3. Any costs resulting from the absence of travel and cancellation insurance are entirely the participant's responsibility.
11.4. We strongly recommend purchasing insurance that specifically covers adventurous activities, including medical evacuation and high medical costs in remote areas.
12. Travel Documents
Participants will receive all necessary travel information no later than 15 days before departure. If the booking is made for multiple individuals, the travel documents will be sent to the registrant. For bookings made within 15 days of departure, travel documents will be sent after Wild Trails has received the full payment.
If payment is received too late for timely delivery of travel documents, any resulting consequences are entirely the participant's responsibility.
13. Cancellation and Rebooking by the Participant
13.1. Cancellations must be made via email, with the email date serving as the cancellation date. Other forms of cancellation will not be accepted. Wild Trails will confirm receipt of the cancellation within 48 hours; if no confirmation is received, participants should assume the cancellation has not been received.
13.2. Participants are responsible for ensuring that their cancellation is received by Wild Trails. Wild Trails cannot be held liable for cancellations not received by email.
13.3. Cancellations are not free of charge after booking. Cancellation fees are as follows:
Up to 12 weeks before the trip: 25% of the trip cost or the minimum deposit.
Up to 8 weeks before the trip: 50% of the trip cost.
Up to 4 weeks before the trip: 75% of the trip cost.
From 28 days before departure: 100% of the trip cost.
13.4. Rebooking to another trip is only possible in consultation with Wild Trails. Additional costs for rebooking and any price differences will be charged.
13.5. In cases of cancellation due to illness or personal emergencies, participants may request to transfer the booking to another person (see Article 15: Substitution) or receive partial refunds, depending on the possibility of filling the vacant spot.
14. Force Majeure
14.1. Wild Trails is not liable for costs resulting from force majeure.
14.2. Force majeure refers to unforeseeable circumstances beyond the control of the party invoking it, where the consequences could not have been avoided despite all precautions. This includes, but is not limited to: delays caused by strikes, congestion, weather conditions, technical malfunctions, threats of terrorism, abnormal and/or dangerous weather conditions, or other events compromising safety during the trip.
14.3. In cases of force majeure, Wild Trails will make every effort to find a solution acceptable to both parties.
15. Substitution
15.1. Participants may transfer their booking to another person before the trip begins, provided the following conditions are met:
The substitute meets all requirements of the agreement.
The request is submitted at least 7 working days before departure, or earlier if additional formalities are required.
The conditions of service providers involved in the trip do not prevent the substitution.
15.2. The registrant, the original participant, and the substitute are jointly and severally liable for the payment of any remaining trip costs and any additional expenses caused by the substitution.
16. Changes by Wild Trails
16.1. Wild Trails reserves the right to modify the travel agreement significantly in case of compelling circumstances, which will be communicated to the participant.
16.2. If the participant wishes to cancel the trip due to the modification, they may do so free of charge. The cancellation must be communicated to Wild Trails within three working days of receiving the modification notice.
16.3. If no response is received within three working days, Wild Trails will consider the modification accepted.
16.4. Minor modifications to the travel agreement may also be made and will be communicated to the participant.
16.5. Causes described in Article 5 (Activities) are excluded from this clause.
16.6. Wild Trails reserves the right to adjust itineraries in response to unforeseen circumstances or opportunities that may enhance the travel experience. Such adjustments are made with participants' interests in mind and will not reduce the quality or value of the trip.
17. Liability of Wild Trails
17.1. Wild Trails is liable for the proper execution of obligations under the travel agreement, whether performed by Wild Trails or third-party service providers, subject to these terms and conditions.
17.2. Wild Trails is not liable for damages if the shortcoming is attributable to:
a) The participant.
b) A third party not involved in delivering the agreed service.
c) Unforeseeable or unavoidable events despite all due care.
d) Force majeure as defined in Article 14.
17.3. Compensation owed by Wild Trails will never exceed the amount paid by the participant for the trip.
17.4. Wild Trails is not liable for direct or indirect damages during or after participation, unless caused by unlawful actions of Wild Trails.
18. Participant Liability
18.1. Participants must be in good physical condition to take part in the trip.
18.2. Participation is at the participant’s own risk. Participants are required to follow all safety instructions provided during the trip.
18.3. Wild Trails is not liable for any consequences (e.g., health issues or property damage) arising from the participant’s failure to follow safety instructions or from intentional, negligent, or careless behavior.
18.4. Participants are required to comply with all instructions from Wild Trails to ensure the smooth execution of the trip and are liable for any damages caused by unauthorized actions, as judged by the standards of a reasonable traveler.
18.5. Participants must adhere to all house rules of accommodations and locations visited during the trip.
18.6. A participant whose behavior significantly disrupts the trip may be excluded by Wild Trails. Any resulting costs will be charged to the participant, and no refunds will be provided.
18.7. Participants are responsible for ensuring they can meet all payment obligations for extras, personal expenses, and additional costs incurred during the trip.
18.8. Participants must follow all health and safety instructions provided by Wild Trails or its representatives, including local health guidelines and specific recommendations designed to ensure their personal safety.
18.9. Participants are expected to behave respectfully and courteously towards other group members, local communities, and the environment. Wild Trails encourages participants to actively contribute to a positive group dynamic. Behavior deemed disruptive or inappropriate by Wild Trails may result in exclusion from the trip without refund.
19. Complaints
If a participant believes they have a justified complaint, they must initially report it to Wild Trails or its on-site representative as soon as the issue arises. Wild Trails will make every effort to resolve the complaint locally.
If the complaint cannot be resolved satisfactorily on-site, it must be submitted in writing, with full details, to info@wild-trails.org within one month after the trip ends. Complaints that were not first reported during the trip will not be considered.
20. Unforeseen Situations
In cases not covered by these terms and conditions, decisions will be made by Wild Trails management, taking into account local laws, customs, and principles of fairness and reasonableness.
21. Sustainable Travel
Wild Trails is committed to sustainable and responsible travel. We strive to minimize the environmental impact of our activities and work with local communities and partners to promote environmental awareness and conservation. Participants are encouraged to support these principles by respecting natural resources and cultural heritage.
22. Emergency Procedures
In the event of a serious incident or emergency, Wild Trails has a response plan in place. This includes communication protocols with local authorities, evacuation routes, and first aid measures. Participants will receive instructions on how to act in an emergency at the start of the trip.
23. Use of Media
During the trip, photos and videos may be taken by guides or other participants for marketing purposes. Participants grant Wild Trails permission to use this material unless they explicitly opt out before the trip begins. Those who do not grant permission must inform Wild Trails in advance.
24. Applicable Law
These terms and conditions, as well as the travel agreement and any consequences thereof, are governed by Dutch law. Disputes arising from or related to the travel agreement will be submitted to the competent Dutch court.